为进一步做好学院公文收发管理工作，推进我院公文收发管理制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合我院实际情况，特制定本办法。

第一章 收文办理

第一条 学院收文管理主要包括外部来文签收、登记、报批、执行及结果反馈、归档等一系列工作。

第二条 学院办公室为学院收文管理部门，负责学院文件签收、报批、传递及文件归档工作。

第三条学院收文办理流程为：学院办公室签收→学院办公室文书登记编号→学院办公室主任审核、拟办→院领导签批、传阅→部门承办→部门承办结果反馈→收文归档。

第四条 收文办理

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息进行详细记载。

（三）拟办。学院办公室文书将登记好的文件加钉《吉林电子信息职业技术学院收文处理用纸》由学院办公室主任填写拟办意见。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后依次分送。批办性公文应当按学院办公室主任提出的拟办意见报相应学院领导或部门负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

第五条涉密文件的办理

（一）签收涉密文件要逐件清点,重要文件要逐页查点,如发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

（二）各部门参加会议带回的涉密文件、资料,个人不得保存,必须及时移交学院办公室文书,移交时要认真履行移交手续。

（三）学院办公室文书收到涉密文件后必须及时登记。登记文件须将收文时间、发文字号、标题、份数、密级等逐项登记清楚,以便查询。

（四）传阅涉密文件要严格按照上级规定的阅文范围或领导的批示意见,安排好各类文件的传阅工作,严禁横传。

（五）送阅涉密文件要根据内容、密级和工作需要,急件要及时处理,时限性强的要及时分送,以免压误。

（六）阅读涉密文件要在机要阅文室进行,不得将文件带到其它公共场所。

（七）借阅涉密文件,要严格履行借阅手续。借阅必须当天借当天送还。

（八）涉密文件一般不准复印。确因工作需要复印的,须经部门主管领导批准，复制的公文视同原件管理。

第二章 发文办理

第六条学院发文管理主要包括文件起草、签批、审核、排版、打印、用印、分发、归档等工作。

第七条 学院发文办理主要程序是：部门起草→部门负责人审核→主管院领导审核→党委书记或院长签发→学院办公室主任审核→学院办公室文书排版编号→学院办公室秘书科科长校对→学院办公室文书打印→学院办公室秘书科科长用印→学院办公室发文→学院办公室留存归档。

第八条 学院常用的公文主要有以下几种：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关（部门）和人员。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位（部门），党总支、直属党支部执行和周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位（部门），党总支、直属党支部请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条学院公文版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（GB/T 9704-2012）。

第十条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；

（四）文种正确，格式规范；

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；

（六）公文涉及其他部门，起草部门必须要征求相关部门意见，力求达成一致。

第十一条 公文文稿印发前，应当由学院办公室进行审核。审核校对的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确；

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；

（三）涉及有关部门的事项是否经过充分协商并达成一致意见；

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但校对后内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第三章 公文归档和销毁

第十三条需要归档的公文及有关资料，应当根据档案管理有关规定，及时整理归档并移交档案室。

第十四条不具备归档和保存价值的公文，经批准后方可销毁。

第十五条涉密文件销毁要严格按照有关部门要求，经保密委主任审核批准并签字后方可执行。并由两名涉密人员到指定的地点进行销毁。

第四章 附 则

第十六条本办法自发布之日起实施。